Privacybeleid

Privacybeleid van Toneelgroep Vondel

Toneelgroep Vondel houdt een beperkt aantal persoonsgegevens bij om goed te kunnen functioneren als toneelvereniging. We hanteren vier lijsten met persoonsgegevens:

i     Leden. De volgende gegevens worden opgeslagen: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer(s), leeftijd, inschrijfdatum. Deze lijst wordt voor correspondentie met leden gebruikt, en voor de boekhouding van de ledencontributies.

ii     Voor iedere productie, een lijst met spelers, regisseur en overige medewerkers aan deze productie. De volgende gegevens worden opgeslagen: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer(s). Deze lijst wordt gedeeld met deze betrokkenen voor onderlinge correspondentie-doeleinden.

iii    Donateurs. De volgende gegevens worden opgeslagen: naam, adres, e-mailadres (indien bekend), telefoonnummer(s) (indien bekend), aantal donateurschappen, inschrijfdatum (indien bekend), correspondentievorm (email of post). Deze lijst wordt voor correspondentie met donateurs gebruikt (betalingsverzoeken, aankondigingen voorstellingen), voor de boekhouding van de donateurscontributies, en voor de reserveringslijsten voor voorstellingen.

iv    Reserveringslijst van bezoekers van onze toneelvoorstellingen. De volgende gegevens worden opgeslagen: naam, adres, e-mailadres (indien bekend), telefoonnummer(s) (indien bekend), overige informatie die bij de reservering aan ons is doorgegeven. Deze gegevens worden gebruikt om het aantal nog beschikbare kaarten te administreren, en om contact op te nemen met individuen in geval van problemen met de reservering. Tevens worden de mailgegevens bewaard voor het versturen van aankondigingen van nieuwe voorstellingen, maar alleen als daartoe expliciet toestemming is gegeven op het reserveringsformulier.

2.    De persoonsgegevens worden op de volgende manieren opgeslagen:

a.    Als Excel bestanden die door de secretaris en/of penningmeester worden beheerd.
b.    De reserveringslijst en donateurslijst wordt uitgeprint voor gebruik aan de kassa op voorstellingsavonden.

3.     Op de volgende uitzonderingen na, worden de persoonsgegevens alleen door het bestuur van Vondel ingezien.

a.     Gegevens op lijst ‘i’ worden aan alle leden verstrekt.
b.     Gegevens op lijst ‘i’ (naam en woonplaats) wordt aan de gemeente Haarlem verstrekt voor subsidiedoeleinden. De gemeente Haarlem gebruikt deze gegevens om de hoogte van de subsidie te berekenen.
c.     Gegevens op lijst ‘ii’ (productielijst) worden aan alle mensen op deze lijst verstrekt.
d.     Leden worden incidenteel gevraagd een donateur te herinneren de jaarlijkse contributie overgemaakt. Hiertoe wordt de naam van de desbetreffende donateur(s) met de leden gedeeld.

4.     In de mailcorrespondentie met donateurs en met bezoekers wordt gebruik gemaakt van de ‘bcc’ optie zodat het e-mailadres (of enige andere persoonsgegevens) niet met andere personen op de maillijst gedeeld wordt.

5.     Iedereen kan zijn/haar bijgehouden persoonsgegevens opvragen via een email aan toneelgroepvondel@hotmail.com. Deze mailbox wordt regelmatig door de secretaris en penningmeester bijgehouden. U kunt ditzelfde e-mailadres gebruiken voor verzoeken tot aanpassing of verwijdering van (een deel van de) persoonsgegevens uit onze administratie. Wel hebben we een minimale hoeveelheid gegevens nodig voor de uitvoering van onze activiteiten als toneelvereniging. Dit betekent dat:

a.     Leden worden uitgeschreven als lid als ze niet meer akkoord gaan met het bijhouden van een minimum aan persoonsgegevens dat nodig is voor het gebruik zoals beschreven in 1.i.
b.     Donateurs worden uitgeschreven als donateur als ze niet meer akkoord gaan met het bijhouden van een minimum aan persoonsgegevens dat nodig is voor het gebruik zoals beschreven in 1.iii.